Fahrtenbuch oder 1-Prozent-Methode? (Teil 1)

Fünf Punkte zur Firmenwagenversteuerung für Selbstständige, Freiberufler und Unternehmer.

Vimcar ist ein junges Unternehmen aus Berlin, das es sich zur Mission gemacht hat, den Firmenwagen von morgen zu vernetzen. Mit unserem ersten Produkt, der digitalen Fahrtenbuchlösung von Vimcar, haben wir uns innerhalb kürzester Zeit zu einem der erfolgreichsten Connected-Car Anbieter Deutschlands entwickelt.

Gemeinsam mit unserem Partner Deutscher Steuerberaterverband e.V. (DStV) und der Fachautorin Constanze Elter haben wir uns auf den Weg gemacht, gemeinsam die komplexe Besteuerung von Firmenfahrzeugen endlich für alle verständlich zu erklären. Das Ergebnis ist eine 16-seitige Mandanteninformation, die inzwischen von Steuerkanzleien bundesweit bei der Beratung zum Thema Firmenwagen eingesetzt wird. Hier können Sie Ihr persönliches Exemplar der gemeinsam herausgegebenen Broschüre zum Ausdrucken herunterladen, dieser Blogpost stellt die digitale Version des Dokuments dar.

Kapitel 1: Ihr Auto - Privatsache oder Betriebsvermögen?
Wie Sie die richtige Zuordnung wählen

Ganz gleich, ob neu oder gebraucht: Als Selbstständiger müssen Sie genau überlegen, ob Sie Ihr Auto zum Firmenwagen machen oder ob es Privatsache bleiben soll. Grundsätzlich gilt: Die Kosten für einen Firmenwagen können in der Gewinnermittlung angesetzt werden und unter Umständen Steuervorteile bringen. Die Firmenwagen-Frage stellen Sie sich daher am besten, bevor Sie ein Auto kaufen, leasen oder es vom privaten Bereich ins Betriebsvermögen einbringen.
Die Firmenwagen Frage

Um in solch einem Fall eine fundierte Entscheidung zu treffen, zeichnen Sie alle Ihre Fahrten über drei Monate auf. Am Ergebnis sehen Sie, wie Sie Ihr Fahrzeug einstufen können.

Stellt sich heraus, dass Sie Ihr Auto fast nur betrieblich nutzen, ist die Entscheidung klar: Geht mehr als die Hälfte der Fahrten zu Kunden, Lieferanten und Messen, gilt das Auto als notwendiges Betriebsvermögen.

Sind hingegen weniger als zehn Prozent Ihrer jährlichen Autofahrten betrieblich veranlasst, gehört das Fahrzeug zum notwendigen Privatvermögen. Die geschäftlichen Fahrten dürfen Sie dann steuerlich nur mit der Reisekostenpauschale geltend machen.

Wenn sich die betriebliche Nutzung zwischen zehn und 50 Prozent bewegt, dürfen Sie sich aussuchen, ob Ihr Auto zum Firmenwagen wird oder nicht. Inwieweit der Wechsel ins sogenannte gewillkürte Betriebsvermögen für Sie steuerlich günstig ist, hängt dabei von vielen Faktoren ab — etwa von der Höhe des betrieblichen Nutzungsanteils und damit von der Höhe der Ausgaben, die Sie steuerlich ansetzen können, aber auch davon, ob in nächster Zeit die Anschaffung eines neuen Wagens geplant ist. Der Wechsel ins Betriebsvermögen will gut überlegt sein, denn der Weg zurück ins Privatvermögen kann für Selbstständige teuer werden. Der Grund: Als Privatentnahme muss diese versteuert werden. Welche weiteren Konsequenzen der Wechsel hat, erklären wir unten.

Nicht abziehbare Betriebsausgaben

Kapitel 2: Die Steuer-Spielregeln auf einen Blick

Wer als Selbstständiger einen Firmenwagen fährt, kann zahlreiche Betriebsausgaben steuerlich geltend machen. Haben Sie das Auto gekauft, dürfen Sie die Anschaffungskosten über sechs Jahre verteilt in der Steuererklärung ansetzen. Ist der Wagen geleast, können Sie für gewöhnlich die jährlichen Leasing-Kosten geltend machen.

Von Autowäsche bis Zahnriemenwechsel

Zu den Betriebsausgaben zählen beispielsweise:
  • Tanken
  • Autoreparaturen (sofern es sich nicht um Nachrüstungen handelt
  • Ölwechsel
  • Autowäsche
  • Sommer- und Winterreifen
  • Parkgebühren
  • Maut
  • Zinsen für ein Finanzierunsdarlehen
  • Kfz-Versicherungen und -Steuern.
Ist der Firmenwagen geleast, können außerdem folgende Betriebsausgaben angesetzt werden:
  • Laufende Leasing-Zahlungen
  • Haftpflicht- und Kaskoversicherung
  • Kfz-Steuer
  • Full-Service-Leasingraten
  • Sonderzahlung zu Beginn des Vertrags
  • Gebühren für Zulassung oder Transport.

Dreimal aufgepasst

→ Gehört das Auto zum notwendigen Betriebsvermögen, können Sie - wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind – aus Rechnungen, die mit dem Auto zusammenhängen, die Vorsteuer bei der Umsatzsteuererklärung erfassen.

→ Das Knöllchen fürs Falschparken ist keine Betriebsausgabe. Und die Maut, die der Selbstständige auf einer privaten Fahrt in den Sommerurlaub bezahlt, ist ebenfalls nicht abzugsfähig.

→ Wenn Sie bilanzieren, müssen Sie die Sonderzahlung zu Beginn eines Leasingvertrags als Aufwand über die Vertragslaufzeit verteilen.

Privat bleibt privat

Die private Nutzung eines Firmenwagens müssen sich Selbstständige steuerlich anrechnen lassen, ebenso die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Dieser „Privatanteil“ wird bei Fahrzeugen, die not- wendiges Betriebsvermögen sind, entweder über die 1-Prozent-Methode oder mithilfe eines Fahrtenbuchs ermittelt.

Alternative Kilometerpauschale

Aber auch Unternehmer mit einem privaten Auto können ihre Geschäftsfahrten bei der Gewinnermittlung geltend machen. Dafür rechnen Sie entweder mit Ihren tatsächlichen Kilometerkosten oder nutzen die Kilometerpauschale für Dienstreisen.

Zum Errechnen der tatsächlichen Kosten sammeln Sie die Belege aller Kosten, die im Laufe des Jahres für das Auto angefallen sind — etwa fürs Benzin oder die Versicherung. Die Gesamtsumme teilen Sie durch die gefahrenen Kilometer im Jahr. So erhalten Sie die Kosten für jeden Kilometer, den Sie mit der beruflich gefahrenen Strecke multiplizieren. Um sich den Dokumentationsaufwand und die spätere Auswertung zu erleichtern, können Sie diese Daten auch in einem Fahrtenbuch aufzeichnen.

Wer auf das Sammeln von Belegen verzichten will, kann alternativ jeden gefahrenen Kilometer mit einer Pauschale mit folgenden Sätzen belegen:

Pauschale pro Kilometer: Pkw 0,30 € Motorrad, Moped 0,20 €

Wichtig: Reisen Sie mit Ihrem Firmenwagen — also mit dem Auto, das Bestandteil Ihres Betriebsvermögens ist –, dürfen Sie die pauschalen Kilometersätze nicht ansetzen. Denn in einem solchen Fall erfassen Sie bereits alle Kosten, die mit dem Auto zusammenhängen, in Ihrer Einnahmen-Überschuss-Rechnung.

Kapitel 3: Lieber pauschal — Privatnutzung nach der 1-Prozent-Methode

Mit dem Firmenwagen dürfen Sie selbstverständlich auch privat unterwegs sein. Das interessiert allerdings das Finanzamt, denn Ihre Firmenwagen-Kosten für Sprit oder Reparaturen haben Sie steuermindernd geltend gemacht. Aus diesem Grund müssen Sie jetzt umgekehrt Ihre privaten Fahrten versteuern. Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten: Entweder Sie verwenden die pauschale Variante oder Sie führen ein Fahrtenbuch.

Die 1-Prozent-Methode – was ist das eigentlich?

Die pauschale Alternative ist besser bekannt als 1-Prozent-Methode. Sie heißt so, weil Selbstständige ein Prozent des inländischen Brutto- Neuwagen-Listenpreises monatlich als Einnahme für die private Kfz- Nutzung versteuern müssen. Die damit zusammenhängenden Betriebs- ausgaben sind nicht abzugsfähig und erhöhen den steuerlichen Gewinn.

Der Brutto-Neuwagen-Listenpreis gilt unabhängig vom Fahrzeug, also auch für Gebrauchtwagen. Die Umsatzsteuer sowie Kosten für Sonderausstattungen ab Werk werden inklusive gerechnet.

Tipp: Wenn Ihr Firmenwagen ein Elektro-fahrzeug ist, dürfen Sie den Listenpreis mindern. Dieser wird pauschal um die Kosten für das Batteriesystem gekürzt.

Pauschale mit Einschränkungen

Unternehmer dürfen die 1-Prozent- Methode aber nur dann nutzen, wenn der Firmenwagen zu mehr als 50 Prozent betrieblich gefahren wird, also zum notwendigen Betriebsvermögen gehört. Ist dies nicht der Fall, müssen sie Aufzeichnungen über ihre Fahrten führen.

Nicht abziehbare Betriebsausgaben für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb

Mit der 1-Prozent-Methode sind nur die reinen Privatfahrten abgedeckt. Fahren Sie von Ihrer Wohnung aus mit dem Auto zur Arbeit, müssen Sie diesen Anteil zusätzlich ermitteln. Dafür werden 0,03 Prozent des Listenpreises pauschal mit den Kilometern der einfachen Strecke zum Betrieb multipliziert und auf das Jahr hochgerechnet. Diese Summe sind nicht abziehbare Betriebsausgaben und müssen dem Gewinn wieder hinzugerechnet werden.

Aber: Für die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb können Sie die Entfernungspauschale von 0,30 € pro Kilometer für die einfache Entfernung als Betriebsausgabe ansetzen. Ist der Listenpreis jedoch hoch und der Weg zur Arbeit weit, können die bereits genannten, nicht abziehbaren Betriebsausgaben weit über der Entfernungspauschale liegen. Dadurch erhöht sich der Gewinn erheblich — und damit die Steuerlast.

Kaum Bürokratie, dafür steuerlich oft ungünstig

Der Vorteil der 1-Prozent-Methode liegt auf der Hand: Sie müssen keine Aufzeichnungen in einem Fahrtenbuch führen. Allerdings bringt Sie die pauschale Variante unter Umständen um eine ordentliche Steuerersparnis, lässt sie die tatsächliche private Nutzung des Wagens doch unberührt.

Die Autoren

Constanze Elter

„Steuern – leicht gemacht!“: Unter diesem Motto bringt Constanze Elter Lesern und Hörern die Wirtschaft näher. Sie ist Expertin darin, Steuern in Worte zu fassen. Elter arbeitet als freie Journalistin, Moderatorin und Autorin. Zu ihren Kunden zählen Hörfunksender, Print- und Onlinemedien, Fach- und Schulbuchverlage, öffentliche Auftraggeber, Unternehmen und Steuerkanzleien. Außerdem moderiert Constanze Elter Diskussionen, Veranstaltungen und Fachtagungen.

Sylvia Mein

„Der DStV hilft!“: Unter diesem Motto versteht sich der Deutsche Steuerberaterverband e.V. (DStV) als Unterstützer der steuer-beratenden und wirtschaftsprüfenden Berufe bei ihren täglichen Herausforderungen. Für die Steuerberaterin und Rechtsanwältin Sylvia Mein als DStV-Steuerexpertin stehen dabei stets praktikable Lösungen im Vordergrund. Als Interessenvertreterin setzt sie sich außerdem bei Gesetzgeber und Finanzverwaltung für die Stärkung des Berufsstands sowie des Mittelstands ein.